Dirigí tú equipo de trabajo a la transformación digital

El avance de la tecnología en los últimos años nos permite hoy en día dirigir nuestro equipo de trabajo a la transformación digital, logrando un aumento significativo de la productividad y los resultados obtenidos.

 La gran diversidad de herramientas disponibles, muchas de ellas de licencias gratuitas o de costos accesibles, en conjunto con el surgimiento de metodologías enfocadas en la gestión de equipos de trabajo a distancia pueden darnos una ventaja competitiva que hoy en día, y de manera circunstancial, se vuelven de índole básica para la supervivencia de cualquier organización.

El impacto del COVID-19 en el trabajo

Si bien decimos circunstancial, podemos imaginar que aquellas organizaciones que logren dirigir su equipo de trabajo a la transformación digital, van a quedar mejor posicionadas luego de la crisis, con posibilidad de brindar un servicio diferenciado apalancándose en la transformación digital como canal alternativo al físico-presencial.

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Para lograrlo será vital transitar y superar como organización cada una de las siguientes etapas que describiremos a continuación.

Transformación a un equipo de trabajo digital: estrategia de implementación

El primer paso para definir la estrategia de implementación de la gestión a distancia es saber dónde estamos parados, esto quiere decir, entender qué tareas de las que mi equipo efectúa día a día podrían resolverse de manera remota.

 Este análisis nos dirá qué nivel de “virtualización” tiene cada uno de los integrantes del equipo  y deberá estar enfocado en los siguientes parámetros:

• Tipo de tarea que realizan las personas (si es operativa o administrativa y  si es en papel o digital).
• Canales de comunicación y aplicaciones de apoyo con las que cuenta el equipo.
• Hardware y otras tecnologías necesarias específicas del modelo operativo que tenga la compañía (dispositivos portátiles, conexiones a bases de datos u otros aplicativos que no estén en la nube).

Luego de este análisis podremos clasificar las tareas en tres tipos

Clasificación de los tipos de tareas

1. Aquellas que ya están preparadas para hacerse tele trabajables sin ningún tipo de cambio o inversión (las tareas de los departamentos de IT y Desarrollo suelen ser los ejemplos recurrentes).
2. Actividades que podrían volverse tele trabajables con un bajo o medio nivel de inversión. Aquí se deben desplegar actividades como la reingeniería de procesos con base en tecnología soft, contratación de licencias de productos, inversión en hardware, entre otros.
3. Actividades que por el momento no pueden ser migradas a la virtualización ya sea por limitaciones tecnológicas, aspectos legales-regulatorios u otras variables de contexto.

Terminado este proceso podremos entender cuál será el alcance de nuestra virtualización en la etapa cero de implementación y cuáles son los pasos siguientes para la virtualización total.

Lanzamiento: del concepto al plan de acción

Una vez definida la estrategia de implementación debemos realizar una reunión de kick-off con todos los involucrados para comunicar el lanzamiento del proyecto de virtualización y cuál será su objetivo.  

Este punto es muy importante ya que el enfoque de la comunicación (haciendo hincapié en la “oportuncrisis” de la pandemia) debe buscar la sensibilización del equipo y su compromiso para llevar adelante el proyecto. Es por esto que tanto los sponsors del proyecto como los líderes de la organización deben estar plenamente comprometidos y demostrarlo día a día. Es aquí donde tienen que desplegarse todos los skills de liderazgo necesarios.

A partir de aquí se deberá re-validar el plan de acción con todos los involucrados que estarán enfocados en:

1. Relevar al detalle las actividades  que vamos a “virtualizar”.
2. Definir el proceso deseado desde cero (reingeniería).
3. Comparación proceso actual vs. proceso deseado (feedback para el caso de negocio).
4. Llegar a un acuerdo  de nuevo estándar de trabajo (nuevo proceso “digital”).
5. Identificar requerimientos necesarios para lograrlo (inversiones, presupuesto).
6. Capacitación y entrenamiento de los que realizan el proceso.
7. Implementación y seguimiento.

La clave de los equipos de trabajo comprometidos

El éxito en llevar al equipo de trabajo a la transformación digital, en gran medida depende el estado de ánimo de nuestros equipos y de las habilidades de los líderes para gestionar la comunicación y la interacción tanto internas como externas con otras áreas de trabajo. Es aquí donde debemos facilitarles las herramientas de trabajo adecuadas para poder lograr el compromiso de todos.

Debemos tener conocimiento de nuestro equipo a nivel personal, estando al tanto de sus aptitudes, conocer cuáles son sus fortalezas y tener un feedback frecuente son algunas de las mejores prácticas para lograrlo.

Llevar adelante este tipo de actividades es mucho más sencillo de manera presencial, donde en una misma oficina la comunicación fluye naturalmente. A la distancia se complejiza y más aún si los participantes de los equipos no son proactivos en la comunicación o si no son aptos al teletrabajo (tengamos en cuenta que si bien mucha gente es más eficientes trabajando desde un lugar remoto, hay otras que no lo son, o no cuentan con un espacio adecuado para tele trabajar y por el contrario no son más eficientes).

Cómo gestionar las reuniones con el equipo de trabajo digital

En la gestión diaria las reuniones de equipo deben ser todos los días, y si es necesario, una al principio del día y otra al final para repasar qué se hizo y que queda pendiente. Estas reuniones deberían ser muy expeditivas, con una duración máxima de 15 minutos cada una.

En lo que refiera a tareas de relevamiento y análisis, o presentación de resultados, el esquema debe necesariamente cambiar y estar enfocadas de otra manera. Ya la duración de esta reunión se extiende y el objetivo es otro.

Si queremos presentar resultados, claramente debemos ir con una presentación concisa y directa, estructurada con un espacio de preguntas, dudas y discusión de temas. Es importante que en este tipo de reuniones se realice una minuta con el detalle de las decisiones tomadas, que luego deberá enviarse en un mail para validación de los presentes.

Si lo que buscamos es relevar información para un análisis, debemos hacer una adecuada preparación previa, detallando las dudas o preguntas de aquello que deseamos analizar.

Otro aspecto importante para estas reuniones es reforzar la comunicación no verbal, para esto se recomienda en las reuniones que todo el equipo utilice cámaras encendidas.

¿Qué tipos de canales podemos utilizar?

Existen varias plataformas que podemos utilizar para llevar delante de manera virtual este tipo de reuniones y de las cuales, la mayoría tiene una versión de uso gratuito. Quizás las más utilizadas sean las de google: Hangout y Google Meets ya que solo con contar con una cuenta de Gmail nos permite acceder a su uso y no es necesario ningún proceso de registro ni instalación de programas adicionales en la PC (si se desean utilizar en un smartphone, entonces requieren la instalación de la aplicación correspondiente). Con estas herramientas podemos hacer video llamadas (hasta 10 participantes en la versión gratuita), compartir pantalla y cuentan con un recurso de chat de soporte.

También existen otras herramientas muy versátiles como Zoom o Webex que cuentan con funcionalidades adicionales para la gestión de reuniones y moderación, contando también con versiones gratuitas y pagas.

Si querés saber más sobre este tipo de herramientas, cuáles otras existen en el mercado, cuáles son sus características y sus costos, te dejamos este post que profundiza más en el tema.

El poder de las herramientas colaborativas

En las reuniones enfocadas en la gestión y avance de las tareas diarias es recomendable contar con alguna herramienta de tracking y seguimiento de tareas colaborativo. Este tipo de soluciones nos permite crear tableros de trabajo de estilo Kanban con flujos de trabajo personalizados donde podremos generar tareas y asignarle responsables. Esto último nos permitirá tener un seguimiento más fino de la carga laboral de cada integrante, tener un resumen visual de cuáles son las tareas prioritarias y poder tomar decisiones.

Al ser plataformas colaborativas el flujo de la información viene tanto del lado de los líderes de equipo que son quienes priorizan, asignan y definen los flujos de trabajo, cómo de los colaboradores  que, una vez asignadas las tareas, vuelcan en el sistema toda la información necesaria de la ejecución de cada tarea, comentarios, el tiempo que les llevó resolverla y cualquier otra información relevante.

Esto último nos permitirá además tener métricas para tomar acción sobre el método de estimación de duración de tareas, presupuestar recursos que hayamos utilizado, entre otros.

Algunas de las plataformas recomendables para estas dinámicas son Jira, Trello,  Monday o Slack. Algunas como Trello tienen versiones gratuitas que pueden ser útiles para determinada escala de equipos y que además tienen integración con otras plataformas como Jira, Google Drive, entre otros.

Si quieres saber más sobre este tipo de herramientas, cuáles existen en el mercado y cuáles son sus características, te dejamos este post que profundiza más en el tema.

Sostener el compromiso y motivar al equipo de trabajo digital

Reconocer y festejar hitos también es muy importante para lograr tener la motivación alta y lograr llevar al equipo de trabajo a la transformación digital. Para lograrlo, una buena herramienta son aquellas plataformas comunicacionales donde se publican los reconocimientos y celebraciones.

Si quieres saber más sobre este tipo de herramientas, cuáles existen en el mercado y cuáles son sus características, te dejamos este post que profundiza más en el tema.

Chequear resultados y tomar acciones

Una vez implementado nuestro proyecto debemos monitorear constantemente el nivel de virtualización que vamos logrando. En un proceso normal, lo lógico serían implementaciones incrementales en grupo pilotos para entender el impacto y acompañar la gestión del cambio. La prueba puede hacerse sobre un área piloto o con grupos de personas en diversas áreas o sectores, y en ambos casos se debe ir escalando la cantidad de días por semana de trabajo remoto.

Si bien lo anterior es lo “ideal” o lo normal para un proceso de gestión de cambio, la realidad es que en este contexto de pandemia lo necesario es realizar la implementación de forma completa. Siendo tan grande el impacto, es importante encontrar una relación de compromiso en el grado y forma de uso que se le dará a estas herramientas digitales, siendo importante priorizar cuáles son los puntos más importantes a incorporar para asegurar la continuidad de las operaciones, para ir avanzando luego sobre aquellos factores que mejorarán la calidad y ayudarán a la efectividad del equipo.

Cualquiera sea la situación, una vez que hayamos dirigido a nuestro equipo de trabajo a la transformación digital con éxito, el siguiente paso es lograr una mejora en los procesos actuales, bajando la variabilidad de procesos críticos y buscando oportunidades de mejora adquiridos a través de la madurez de los usuarios y su curva de aprendizaje.

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