Mejora Continua: ¿Qué es y cómo se implementa? | Método Kaizen

El ciclo de mejora continua (Método Kaizen) es una metodología que tiene como objetivo clave eliminar las actividades que no agregan valor en la cadena productiva. Esta herramienta tiene un potencial enorme para ayudar así a mejorar la productividad de las empresas.

A continuación vamos a desarrollar qué es y cómo se implementa un ciclo de mejora continua.

Herramientas para mejorar la efectividad y productividad de tu empresa o negocio

Bienvenidos a una nueva entrada del blog de Atlas Consultora!. Artículos anteriores abordamos el tema de cómo mejorar la efectividad en los procesos. En consecuencia, desplegar un sistema de producción que permita eliminar las actividades que no agregan valor en la cadena productiva es la clave. De esta manera iniciamos el ciclo de mejora continua.

Estas metodologías son parte de una estrategia de alto nivel. Las mismas buscan ayudar a las empresas a mejorar su competitividad en contextos de crisis.

Como parte de esa estrategia planteada, se pueden destacar diversos conceptos y herramientas que nos ayudan a alcanzar la excelencia. A continuación vamos a listar los que consideramos las 3 herramientas base del kaizen.

Cada uno de estos conceptos y herramientas tiene un link a nuestros artículos relacionados a cada tema por si te interesa profundizar.

¿Querés aplicar mejora continua en tu organización?
Descarga ahora la plantilla A3 PDCA Atlas y aplicá la metodología

Las 3 herramientas base del Kaizen

Todas estas herramientas nos llevan a mejorar la efectividad de los procesos. Debajo también te dejamos un caso real de implementación de mejora de efectividad en un proceso de atención al público de una empresa constructora.

Pero, ¿qué hacemos una vez que nos codeamos con las empresas más eficientes del mercado? ¿Cómo nos aseguramos que estos logros no sean pasajeros, sino que se mantengan en el tiempo? El Método Kaizen es la respuesta.

¿Qué es el Método de mejora continua?

También conocida como Kaizen. Es una antigua filosofía basada en una afirmación muy potente.

¿Y qué significa esto? significa que si queremos generar cambios sustentables en el tiempo, debemos enfocarnos en lograr cambios radicales en el corto plazo. Mejor aún, pensemos en hacer pequeñas mejoras todos los días, y éstas nos conducirán al gran objetivo que buscamos.

“Un viaje de mil millas comienza con un pequeño paso”.

El Kaizen se rige en el principio de que una serie de eventos pequeños de mejora continua es mejor y más efectiva que un solo cambio grande. Parece algo simple y obvio, pero esconde una ventaja muy poderosa. Esto nos impulsa a sobrepasar nuestra respuesta natural al miedo y, así, poner fin a nuestros impulsos de procrastinar.

Sentirnos abrumados por la necesidad de generar grandes cambios no es un gran problema si podemos realizar acciones pequeñas. Éstas llevadas a cabo de manera continua en el tiempo se convierten en hábitos y generan resultados permanentes.
La Mejora Continua no es un eslogan; es una filosofía, un estilo de vida. Implica no conformarse nunca, siempre buscar superarse.

Ya lo dijo el escritor Eduardo Galeano: “la utopía está en el horizonte.Sí camino dos pasos, ella se aleja dos pasos y el horizonte se corre diez pasos más allá. Entonces, ¿para qué sirve la utopía? Para eso, sirve para caminar”.

Todo muy lindo, pero seguramente muchos pensarán “Yo tengo una PyME y somos pocas personas. Entonces ¿podemos aplicar Mejora Continua? ¿Cómo se hace?”.

Si bien la Mejora Continua es una filosofía, existen herramientas de la ingeniería industrial que nos ayudan a estructurar nuestra forma de trabajo. De esta manera podremos orientar las actividades hacia estas prácticas de gestión. Sobre todo la más poderosa es el PDCA.

PDCA: una forma planificada de mejora continua

El Ciclo PDCA también se conoce como círculo de Deming y es la herramienta más usada en el lean manufacturing para implementar sistemas de Mejora Continua en las organizaciones. Su potencia radica en la auto-evaluación permanente en el tiempo. De esta manera se logra entender los puntos fuertes que hay que mantener y remarca las áreas en las que es necesario mejorar.

Para aclarar, las siglas PDCA refieren a las palabras inglesas “Plan”, “Do”, “Check”, “Act” que en español significan “Planificar”, “Ejecutar”, “Verificar” y “Actuar”. Es Decir, El PDCA está compuesto por cuatro etapas cíclicas.

El concepto se basa en que, una vez acabada la etapa final, se debe volver a la primera y repetir el ciclo. Por lo tanto, las actividades son revaluadas periódicamente para incorporar nuevas mejoras.

Las cuatro etapas del ciclo de mejora continua

Como se mencionó anteriormente, el ciclo está compuesto por cuatro etapas. Así y de forma estructurada, nos guiarán en la aplicación del método más eficiente para implementar la Mejora Continua. Además se puede aplicar a cualquier tipo de organización. Estas etapas se describen a continuación.

Planificar

Consiste en entender el problema/oportunidad, desglosarlo y definir los objetivos. Además debe definirse su correspondiente método para llevarlos a cabo. También en esta etapa es importante incluir un análisis de causa raíz. En definitiva, de esta manera nos asegurarnos que los objetivos estarán bien enfocados.

Ciertamente aquí es muy necesario contar con un equipo de trabajo multidisciplinario. Sobre todo para poder analizarlo de forma integral. Así podremos minimizar el sesgo natural de cuando pensamos de antemano que conocemos la raíz de una problemática.

Ejecutar

Implica efectivamente llevar a cabo el plan definido y además es muy importante que la ejecución se lleve a cabo de forma organizada. Lo más importante aquí es seguir la planificación definiendo responsables y fechas límite.

Verificar

Significa revisar si los resultados se condicen con lo esperado según la planificación. Si no se ha conseguido solucionar el problema, se deberá re-planificar el proceso.

Esta etapa suele dejarse de lado cuando se tiene “la impresión” de que el problema fue resuelto. Sin embargo, es de vital importancia asegurarnos que los resultados se alcanzaron. De lo contrario, podemos darnos cuenta demasiado tarde.

Actuar e implicarse en el cambio

Una vez que nos aseguramos que los resultados previstos fueron correctamente alcanzados, debemos dejar formalmente asentada la mejora. En lo posible, multiplicarla de forma transversal a las demás áreas donde puedan ser implementadas.

Al igual que la etapa anterior, esta parte del proceso suele olvidarse y es la de mayor importancia. Esto es debido a que será la etapa que nos garantice que la rueda nunca deje de girar. Siempre se puede mejorar y, para asegurarnos el éxito, es imprescindible nunca dejar de hacerlo.

Una rueda que siempre gira

“El momento más peligroso ocurre en alguna situación de victoria”.

Napoleón I

La mayoría de las personas ven la mejora como un destino final. Tendemos a pensar que una vez que alcanzamos un objetivo, hemos cumplido y podemos relajarnos.

El gran problema de entrar en modo relax es que dejaremos de hacer aquello que nos llevó hasta este lugar. Así de esta manera volveremos a encontrarnos en la situación del comienzo de este artículo.

Entonces, ¿cómo nos aseguramos que lo logrado gracias al PDCA no se deteriore y volvamos a la situación inicial?

En nuestro próximo artículo les contaremos sobre la estandarización del trabajo que en otras palabras siginifcia la cuña para garantizar que la rueda del PDCA siempre gire hacia adelante y nunca pueda retroceder.

---