Sobrecarga de recursos: como evitar esta limitante a la mejora.

Bienvenidos a la tercera parte de esta serie de publicaciones. En esta nota explicamos y analizamos cómo podemos mejorar la eficiencia de nuestros procesos eliminando aquellas actividades que no agregan por problemas de sobrecarga de los recursos y mantenimiento preventivo.

Actividades de no valor agregado

En la primera parte describimos brevemente qué es el no-valor agregado y de qué manera se puede manifestar e el día a día. Allí vimos una clasificación de estos desperdicios, las famosas 3M (Mura, Muri y Muda).

En la Segunda parte que publicamos la semana pasada, nos dedicamos a analizar los muda (tareas de no-valor agregado), sus diferentes formas y algunas de las herramientas con las que contamos para subsanarlos.

En la publicación de hoy nos concentraremos en otra de las barreras que limitan nuestro valor agregado: la sobrecarga de los recursos, llamada muri en japonés.

Sobrecarga de recursos

¿Qué es la sobrecarga de recursos?

La sobrecarga de recursos significa que las personas o las máquinas están siendo exigidas por encima de su capacidad. Un ejemplo claro de esto es el motor de un auto convencional que se sobrecalienta si intentamos utilizarlo como un auto de carreras o como un tractor.

Otro caso similar sucede cuando una persona es sometida al estrés durante mucho tiempo, y termina sufriendo el “síndrome del quemado” (burnout): físicamente impedida de poder realizar cualquier tarea, por un período de tiempo que puede llegar a durar varios meses.

Sobrecarga de recursos

En general, cuando una persona o una máquina trabajan en condiciones de sobrecarga, aparecerán defectos en el proceso, aumentarán los tiempos de espera y también los recursos requeridos para realizar las tareas. Es decir: muri es una de las causas de muda (si no recordás que son los mudas cuantos tipos ahí, te dejamos el link a la nota donde tratamos este tema acá ).

¿Cómo saber si existe la sobrecarga de recursos?

Para poder entender mejor si realmente estamos sobrecargando o no a un equipo, contamos con una poderosa herramienta llamada OEE (acrónimo en inglés que significa “Eficiencia General del Equipo”), un indicador que mide y relaciona la disponibilidad, desempeño y calidad de una máquina.

Ahondaremos sobre el OEE más adelante, pero por el momento quedémonos con la idea de que nos permitirá evaluar el nivel de uso que estamos haciendo de un equipo, y a partir de ese análisis, entender mejor cuándo y cómo realizar el mantenimiento preventivo requerido para asegurar su correcto funcionamiento.

Sobrecarga de recursos y oee

Gestión del mantenimiento

Para ello existen dos formas de gestionar el mantenimiento. Por un lado mantenimiento preventivo, donde las tareas de mantenimiento se programan de acuerdo al uso del equipo para evitar roturas. Por otro el mantenimiento autónomo. Este implica además que algunas de las tareas de mantenimiento son realizadas por la misma persona que opera la máquina.

Un ejemplo de mantenimiento preventivo que la mayoría de nosotros debe conocer son los services que se deben realizar a los automóviles cada cierta cantidad de kilómetros recorridos, cuyo objetivo principal es minimizar el riesgo de averías que dejen al auto fuera de funcionamiento.

Si quisiéramos realizar el mantenimiento autónomo del automóvil, la tarea podría llegar a ser demasiado compleja para la mayoría de nosotros. Sin embargo, podemos simplificar el ejemplo si pensamos en engrasar la cadena de una bicicleta, una tarea rápida y sencilla que ayuda a prevenir que la misma se corte, evitando así la pérdida de tiempo y el costo que implicaría llevarla a reparar.

La sobrecarga de recursos: en este caso las personas

Pensemos ahora en la sobrecarga de recursos pero desde el punto de vista de las personas. Lo primero que debemos encontrar es un indicador que nos permita cuantificar este concepto, por ejemplo, el índice de ausentismo.

Cuando las personas trabajan bajo condiciones estresantes o de mucho esfuerzo físico, su salud se ve afectada (cansancio crónico, problemas de insomnio, ansiedad, dolores crónicos, etc.) y, si las condiciones se mantienen, los efectos pueden llegar al límite de inhabilitarlos para realizar cualquier tipo de actividad por largos períodos de tiempo.

En cualquier caso, y siempre tratando de evitar alcanzar el extremo en el cual ponemos en riesgo la salud de las personas, existen una serie de herramientas que podemos utilizar para minimizar el impacto del trabajo sobre los colaboradores, buscando facilitarles las tareas y maximizando su eficiencia al mismo tiempo. Entre las más representativas encontramos:

5S

una herramienta que nos ayuda a mantener limpios y ordenados los puestos de trabajo, lo que facilita todas las tareas y minimiza el tiempo y esfuerzo requeridos para llevarlas a cabo.

Estándar de trabajo

Es un documento escrito (usualmente confeccionado e conjunto con los colaboradores del puesto) con una definición paso a paso de cuál es la mejor forma de llevar a cabo un proceso determinado, lo cual previene que las personas realicen las tareas de forma incorrecta o riesgosa.

Jidoka

palabra japonesa que se asocia a la posibilidad de frenar la producción en el momento justo en el que se ocasiona una falla. De esta forma, evitamos que los defectos avancen en el proceso a la vez que damos tiempo y espacio para solucionar el problema que la ocasionó.

evitar Sobrecarga de recursos con checklists

Al analizar la sobrecarga de personas y/o equipos, debemos tener en cuenta que siempre existe una interrelación con los otros dos tipos de desperdicio. Como vimos, muri puede causar la aparición de mudas, pero también puede ser el efecto de reducir mudas de forma indiscriminada.

Ejemplo

Si eliminamos un inventario intermedio que se utilizaba como amortiguador para compensar frecuentes roturas de un equipo, sin lugar a dudas se generará una sobrecarga en el momento en que esa falla ocurra, para compensar el tiempo y producción perdida.

Además, la sobrecarga también puede ser un síntoma del tercer tipo de desperdicio: las variaciones (mura), que discutiremos en la siguiente entrada, con la cual concluiremos esta serie de artículos dedicados al análisis de los desperdicios.


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Escrito por:
Juan Ignacio Contreras
Consultor en Operaciones y Procesos


 

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