La estrategia como parte del sistema de gestión
Bienvenida/o a una nueva entrada del blog de Atlas Consultora. Hoy iniciamos una nueva serie de publicaciones que apuntan a desarrollar la idea de la estrategia del sistema de gestión. Esta nos permitirá alcanzar ventajas competitivas a partir del desarrollo de una estrategia y su implementación de la misma a través de las operaciones.
El sistema de gestión y Los problemas de la estrategia
“La estrategia sin táctica es el más lento camino hacia la victoria. Las tácticas sin estrategia son el ruido antes de la derrota.”
Sun Tzu
Más allá de las enseñanzas de nuestro estimado gurú, cualquier persona que haya vivido un proceso de planeamiento estratégico sabe lo increíblemente complejo que es.
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La Elaboración de una estrategia de negocios que sea sólida, sensata y (probablemente lo más difícil) consensuada es muy difícil. Para este caso la dificultad de la tarea radica en tres aspectos.
- La alta complejidad intrínseca de la elaboración de un plan estratégico. Esto es un desafío formidable en sí mismo.
- Lograr un profundo entendimiento. En otras palabras sería comprender el negocio y nuestra posición deseada en el largo plazo.
- Lograr que el acuerdo no caiga en el OLVIDO luego de su aprobación. En la mayoría de los casos, un plan estratégico será comunicado a las principales cabezas de la organización. Ellos serán quienes lo comentarán con mayor o menor detalle con sus colaboradores.
Si te sentiste identificado/a con esta descripción entonces te invito a seguir leyendo. A continuación descubrirás un modelo de gestión que permite ejecutar la estrategia y lograr el crecimiento de una organización.
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¿Cómo llevar la estrategia a un sistema de gestión?
Para llevar la estrategia a un sistema de gestión existe un modelo simple y comprobado que se deberíamos implementar. Este modelo se basa en los trabajo realizado por Kaplan y Norton y apunta a llevar la estrategia a la realidad para lograr los resultados esperados.
En el esquema a continuación puede apreciarse cómo se aplica este modelo.
A simple vista vemos que existen una serie de pasos a seguir que forman un ciclo cerrado. Éstos pueden enumerarse de la siguiente manera:
- Desarrollar la estrategia.
- Bajar la estrategia a tierra a partir de una adecuada planificación.
- Controlar los resultados obtenidos mediante herramientas de gestión.
- Tomar medidas correctivas a partir de lo aprendido.
- Volver a comenzar el ciclo.
En el centro del esquema se visualizan las funciones o tareas que los actores de la organización deben cumplir para poder seguir todos estos pasos. En linea con lo anterior también podemos ver las interacciones que existen entre pasos y tareas. Puede verse la información entrando y saliendo para completar el ciclo de retro-alimentación que caracteriza a los sistemas autorregulados.
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¿Cómo desarrollar la estrategia del sistema de gestión?
De acuerdo a lo mencionado previamente, el desarrollo de una estrategia adecuada parte de tener muy en claro:
- Cuál es nuestro negocio.
- Dónde estamos y nuestra posición actual.
- Cuáles son nuestras motivaciones.
- A dónde queremos ir y qué lugar queremos ocupar en el futuro.
Podemos decir que una buena forma de encarar este proceso es a través de una serie de preguntas como las anteriores. Si logramos formularlas correctamente, pueden resultar bastante difíciles de responder por más sencillas que parezcan.
¿En qué negocio participamos? ¿por qué?
Este punto intenta lograr que los responsables de la estrategia piensen y analicen la misión, visión y valores de la organización. El objetivo es que sea punto de partida para entender hacia dónde es posible/deseable enfocar los esfuerzos.
¿Cuáles son los puntos clave?
Aquí se intentará realizar un análisis holístico de la situación actual de la organización, apuntando a entender la situación interna, el contexto y los riesgos y oportunidades que se vislumbran para el futuro. El resultado de este trabajo debería poder resumirse en una tabla FODA.
¿Cómo podemos competir mejor?
En este punto se deberá decidir a qué mercado/nicho apuntar, entender cuáles serán las dimensiones competitivas que nos diferenciarán, definir de ese modo los procesos clave a desarrollar y las capacidades, habilidades y herramientas que se deberán incorporar para lograrlo.
¿Cómo planificar la estrategia del sistema de gestión?
Ya dijimos que para llevar la estrategia a la gestión la etapa del desarrollo es fundamental para obtener un buen resultado. Sin embargo el verdadero trabajo estratégico se encuentra en esta instancia.
Es aquí donde se partirá de las definiciones previamente definidas. Con esta información estaremos en condiciones de crear un plan de acción integral. Éste será el mapa y la brújula de la organización de aquí en adelante.
Para poder lograrlo, se pueden describir 5 grandes grupos de tareas asociadas a la planificación estratégica:
Describir la estrategia de sistema de gestión
Al momento de formular una estrategia, es típico que se puedan encontrar entre 10 y 20 (a veces más) objetivos estratégicos que la organización debe perseguir para poder llevar a cabo sus planes.
En lógico que resulte complejo poder ordenar de forma clara y precisa esa cantidad de información. Con la intención de permitir visualizar y analizar la estrategia de forma completa, se deberían agrupar objetivos en “temas estratégicos” y a partir de ello construir el “mapa estratégico” de la organización. Profundizaremos sobre este tema más adelante.
Definir indicadores y metas para la medición del plan.
No nos cansaremos jamás de hacer hincapié en la importancia de la medición para controlar y evaluar los procesos, y este caso no será la excepción.
Es importante que todos los objetivos sean formulados de acuerdo a la metodología SMART y que se implemente el uso de tableros de control. Su objetivo primordial debe ser permitir analizar de forma rápida y sencilla el desempeño de nuestras acciones.
Elegir las iniciativas estratégicas
Esto quiere decir que debemos definir programas que apunten a impulsar/facilitar la ejecución de aquellas acciones básicas del plan estratégico. Se trata de un paquete de ayuda (capacitaciones, inversiones, desarrollos) que dará soporte a nuestras tareas para poder alcanzar los objetivos.
Definir un presupuesto
Para poder llevar a cabo nuestra estrategia, será necesario incurrir en gastos e inversiones. Todas esas erogaciones deben ser calculadas y previstas. Esto nos evitará caer en falsas promesas o sobreestimar nuestra capacidad de cambio. Es recomendable crear una categoría de gastos especial, a la cual denominaremos STRATEX. La misma será similar a OPEX y CAPEX, pero para gastos estratégicos.
Asignar responsabilidades
Del mismo modo será necesario crear equipos de trabajo y definir líderes. Éstos serán los responsables por la correcta ejecución de las tareas para alcanzar los objetivos planteados y dar cuenta de la correcta ejecución del STRATEX.
Aquí terminamos con la primer parte de nuestra serie orientada a definir un sistema de gestión integral en el cual la estrategia se vincule con la planificación de operaciones para lograr resultados extraordinarios.
Escrito por:
Juan Ignacio Contreras
Consultor en Operaciones y Procesos
