¿Qué es y cómo se implementa estándar de trabajo?

Bienvenidos a una nueva entrada del blog de Atlas Consultora.
En la nota de la semana pasada abordamos el tema de cómo sostener las mejoras implementadas a lo largo del tiempo a través de la metodología Kaizen. En esta oportunidad hablaremos del estándar de trabajo, una práctica altamente recomendada para lograr que el ciclo de mejora no se detenga y avance.

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¿Qué es el estándar de trabajo?

Este término se refiere a la descripción paso a paso de la mejor manera de hacer una actividad conocida hasta el momento, describiéndola de manera precisa, incluyendo:

1. Los mejores modos operatorios, las buenas prácticas.

2. La secuencia de operaciones efectuadas por quién realiza una tarea, con desplazamientos incluidos.

3. Puntos clave dentro de las actividades referidas a calidad, seguridad, 5S, ergonomía u otros.

En un documento de estándar de trabajo encontraremos toda esta información, de manera de tenerlo como el mejor medio, más fácil y seguro para ejecutar una determinada tarea. Para que esto se cumpla, el estándar de trabajo debe ser SIMPLE, CLARO Y EVIDENTE.

Allí dónde no hay estándar, no se puede mejorar

Taichi Ohno

¿Para qué sirve?

En primera instancia nos ayuda a organizar el trabajo de manera que las acciones repetitivas puedan ser reproducidas de la mejor manera posible, entre todas las personas que hacen una misma operación.
De la misma manera, también nos permite formar a los equipos de trabajo mucho más rápido y eficazmente, compartiendo los conocimientos prácticos.

«Toda tarea repetitiva debe estar sujeta a un estándar de trabajo»

Este documento debe ser de interés de todos los colaboradores, independientemente de su nivel o función. Cada cargo o rol dentro de una compañía tiene sus acciones repetitivas que pueden ganar eficacia gracias al uso del estándar.

Estándar de trabajo

¿Cómo se elabora el estándar de trabajo?

Se debe elaborar con quienes lo aplican en la práctica, donde se bajan a detalle cada paso de la actividad con sus respectivas consideraciones, haciendo hincapié en la experiencia de la persona en su realización. Es importante que este documento sea validado por todas aquellas personas que están habilitadas para realizar la actividad que estemos estandarizando.

El estándar de trabajo es un documento vivo. El mismo debe progresar al mismo tiempo que los conocimientos sobre una determinada práctica.

Los 4 pasos para diseñar y construir el estándar e trabajo

La creación de un estándar sigue un proceso SDCA (Estandarizar, hacer, chequear y asegurar).

(S)tandarizar

a. Analizar e identificar el proceso que hay que estandarizar y por qué se debe hacer: esto puede ser el proceso clave, el proceso principal, o todo proceso que provoque la variabilidad de nuestro proceso.

b. Definir y determinar la mejor práctica conocida en el terreno. Tomarse el tiempo para observar las realidades del terreno.

c. Formalizar el proceso usando un material estándar, un esquema, un modo operativo, identificación, privilegiando siempre el management visual.

(D)O: hacer

a. Informar y formar: fecha de aplicación, objetivos, el estándar definido.

b. Preparar y formar: realizar acciones preliminares necesarias para la implementación del estándar definido, formar para el estándar definido y para el uso de los indicadores.

c. Aplicar el estándar tal como se lo ha definido durante un período de prueba suficientemente largo.

Estándar de trabajo

(C)heckear

a. Medir los resultados usando los indicadores implementados durante el tiempo suficiente para que los datos sean significativos y para que se pueda observar la tendencia. (estos indicadores pueden referirse a tiempo de ejecución de tarea, cantidad de piezas defectuosas u otro que considere necesario).

b. Analizar los desvíos con respecto a lo que se esperaba y buscar las causas reales por medio del análisis de los indicadores, de la observación del terreno, por los comentarios del personal y por medio de la observación de las causas de variabilidad.

c. Corregir los desvíos basándose en las causas reales, definir el concepto de lo que constituiría una solución para este desvío.

(A)segurar

a. Prevenir las recurrencias; determinar lo que es necesario (si es simple e inmediato) para que no vuelva a reproducirse lo que se ha tenido que corregir. Usar una solución temporaria que minimice los efectos del desvío observado.

b. Finalizar el estándar: Oficializar la parte del estándar que ha sido validada y asegurarse que las personas estén formadas para este nuevo estándar. Además se debe verificar su aplicación por medio de la observación en el terreno (auditoría).

c. Considerar la situación: Generalizar a los procesos similares si se ha validado el 100% o si los incumplimientos no revisten importancia.



Una vez formalizado el estándar, el mismo debe ser respetado por quienes lo ejecutan y debe ser modificado en caso que haya algún cambio en la operatoria.

Estándar de trabajo

Si no está hecho el estándar, no podemos estudiar la mejora. Donde está hecho, hay varios niveles y mucho para mejorar todavía.

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El momento de la auditoria: la verificación de realización del estándar

Antes de mejorar es necesario asegurar el nivel adquirido. Para ello es necesario realizar una supervisión. La verificación de realización del estándar nos permite mantener el proceso bajo control y además es la mejor forma de asegurar el nivel de saber. Se trata de detectar los problemas que existen a la hora de realizar las operaciones lo más rápido posible.

¿Cómo debe realizarse esta verificación de realización del estándar?

Antes de realizarlo


-Elección del puesto que vamos a auditar, ponernos al tanto de los problemas de calidad más recientes.
-Tomar el estándar del puesto, volver a estudiarlo, ver los puntos clave y básicos.
-Avisar al colaborador de la razón de su visita al puesto de trabajo.
-Verificar que se cumplan las reglas de seguridad (uso de los elementos de protección, riesgos potenciales de seguridad de los equipos).
Durante la realización, controlar:
-El cumplimiento del comienzo del ciclo para evitar las interferencias del proceso.
-El respeto de la cronología de las operaciones del estándar.
-El cumplimiento del fin del ciclo para evitar las interferencias del proceso.

Después de realizarlo

-Fuera del puesto, si es posible, recapitular la observación, sensibilizar al colaborador respecto al estándar y a la importancia que se le da al estándar y a la persona.
-Explicar las no conformidades que se hayan observado para comprender mejor las razones de los desvíos respecto al estándar y tratarlas juntos inmediatamente.
-Pedirle al colaborador sus ideas y opiniones de mejoras del estándar y del puesto para que se involucre en el enfoque de mejoramiento continuo.
-Informar los resultados en una ficha o tabla de seguimiento, del mismo modo que los planes de acción a mediano plazo.

Estándar de trabajo
“En esta imagen podemos ver al estándar como limitante de la variabilidad de nuestros procesos”

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Escrito por:
Federico Cristofani
Consultor en Operaciones y Procesos


 

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