Diagrama de flujo de proceso (flujograma de proceso): qué es y cómo hacerlo en 5 pasos.

¡Bienvenidos a una nueva entrada del blog de Atlas Consultora. Sea cual sea la situación y contexto de la organización en la que estemos, podemos decir ciertamente que el análisis y mejora de los procesos son pilares claves para alcanzar y mantener una posición de excelencia y destacarnos con respecto a la competencia. En esta nota desarrollaremos dos herramientas clave para entender en profundidad nuestros procesos. De esta manera vamos a poder mejorarlos desde un enfoque científico y profesional. Por un lado veremos el diagrama de flujo de proceso (flujograma de procesos) y por el otro el estudio de tiempos.


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¿Cómo realizar un correcto análisis de procesos?

En primer lugar debemos definir la estrategia de nuestra cadena de suministros y la estrategia de producción e inventario. Luego debemos poner manos a la obra para llevar nuestra visión a la realidad.

Para organizar estas tareas existen numerosas metodologías que implementan el método científico para mejorar nuestros procesos en forma efectiva, como la técnica PDCA o DMAIC.

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El punto de partida para mejorar los procesos será entender efectivamente cómo se están realizando en la actualidad. A partír de a fin de establecer una línea de base contra la cual compararnos. A continuación en la nota de hoy veremos dos herramientas que nos permitirán lograrlo muy fácilmente.

¿Qué es un diagrama de flujo?

En primer lugar podemos decir que este tipo de diagrama tiene un enfoque análogo al mapeo de flujo de valor (VSM). Este tipo de prácticas se basa en construir signos de bloques y flechas para dar información acerca de las etapas de un proceso. Además se identifican las secuencias e interrelación entre las mismas.

Diagrama de flujo de proceso

¿Cómo se compone estos diagramas?¿Qué significan los símbolos de un flujograma?

El proceso que deseemos analizar, se diagramará en función de los siguientes ítems. Sus etapas representada por rectángulos, sus punto de decisión o bifurcaciones (representadas por rombos), desde inicio a fin (representada por óvalos). De esta manera, se conectarán todos los elementos por medio de flechas (secuencias).

Los 5 pasos para armar un diagrama de flujo

A continuación desarrollamos 5 aspectos clave a tener en cuenta a la hora de definir y armar un mapa o diagrama de flujo de proceso (o procesos). Este es el primer paso para luego analizarlo y entender cómo mejorarlo.

1. Definir nivel de detalle de la información

Es decir, definir un nivel de granularidad adecuado, según el detalle que deseemos obtener. Por ejemplo, ¿nos interesa tener un panorama macro del proceso y las áreas involucradas?.¿O nos interesa desarrollar en detalle lo que sucede en cierta área en particular?

2. Definir dónde vamos a medir

Clarificar los puntos de control, es decir, aquellas instancias del diagrama de flujo proceso en las que haremos mediciones para garantizar el correcto desarrollo del mismo. También es importante tener allí mismo la información del resultado esperado de la característica que estemos midiendo.

3. Trabajar en equipo para armar el diagrama

A la hora de construir un diagrama de flujo de procesos lo más importante es Incluir a todas las personas, sobre todo a la de los sectores involucrados. Así podremos detectar cuáles son los momentos en que hay un cambio de manos de la responsabilidad y detectar posibles teléfonos descompuestos.

4. Estandarizar el diagrama de flujo y capacitar

En el caso de que existan varias personas en el mismo rol, será importante validar si todas las personas realizan las tareas en la misma forma. De no ser así, deberemos estandarizarlas.

Además de todo lo anterior, durante todo el proceso deberemos poner especial atención en la detección de posibles errores y desperdicios.

Realizar el diagrama de procesos nos servirá no solo para entender en profundidad el proceso. Además también será una gran herramienta de comunicación para capacitar a nuestro equipo. Otro uso que también puede darse es para alcanzar consenso y transparencia en cómo se hacen las cosas.

5. Estudiar los tiempos sobre el diagrama de flujo para mejorarlos.

Otro aspecto clave de todo proceso es el tiempo que el mismo requiere. En ese sentido, la medición del trabajo normalmente es realizado para tareas repetitivas en industrias de manufactura. Esta práctica consiste en la aplicación de técnicas para estimar el tiempo necesario para desarrollar cierta tarea realizada en base a una norma o estándar.

Si bien es una disciplina en sí misma, y como parte de la clasificación más amplia del estudio del trabajo, no pretendemos exponer en forma exhaustiva el tema. Por el contrario, queremos destacar algunos aspectos a tener en cuenta al realizar un análisis de este tipo.

5.1 Analizar tareas en condiciones habituales

Al momento de realizar la medición de tiempos ciertamente será de vital importancia hacerlo en las condiciones y ritmo normales, y evitar entorpecer o condicionar el trabajo realizado.

5.2 Dividir las tareas

Una vez seleccionados el trabajo a analizar, y sirviéndonos del diagrama de flujo de proceso, analizaremos las actividades. La calve en este punto es dividirlas en tantas subtareas o fases como creamos necesarias para tener un nivel de detalle adecuado del ciclo de trabajo. Una buena práctica en este sentido será dividir las fases con hitos de inicio y fin fáciles de visualizar.

5.3 Considerar los pormenores del muestreo

Por otro lado, el tamaño de la muestra de tiempos a realizar estará directamente relacionada a la variabilidad de los mismos y al nivel de precisión deseado. También deberemos considerar posibles variaciones asociadas al mix de producción.

5.4. Considerar tiempos adicionales

También deberemos incluir otras componentes de tiempo, en formas de suplementos, los cuales dependerán de la situación. Esta información, generalmente tabulada en función de las características de las tareas, está asociada al contexto de trabajo. Además incluye aspectos tales como condiciones ergonómicas, de esfuerzo, repetitividad y ambientales.

Asimismo, el cursograma analítico suele ser una buena herramienta para poder tener toda la información en un mismo diagrama. Es decir, por un lado los pasos esenciales y el tiempo que llevan, y por otro la distancia que se recorre para realizar cada tarea. Si te interesa el tema te recomendamos que leas nuestro articulo sobre cuales son las 7 actividades que no agregan valor.

Si tenemos en cuenta estas consideraciones, luego será de utilidad para mejorar la calidad de las estimaciones desarrolladas. El tiempo estándar ciertamente suele ser una variable de interés para costear productos, comparar distintos métodos de trabajo y/o planificar la producción, entre otros usos.

Aquí terminamos esta nota acerca de dos de las herramientas más habituales para el análisis de los procesos. Éstas nos servirá como punto de partida para la nota de la semana que viene. En ella abordaremos el análisis de la capacidad de procesos productivos.


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Escrito por:
Gustavo Pensa
Consultor en Operaciones y Procesos
Docente en la Universidad Nacional de La Plata y en Universidad Torcuato Di Tella

 

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